Système d’Information Interne

I. SYSTÈME D’INFORMATION INTERNE

Conformément à la Loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et de lutte contre la corruption (ci-après dénommée « Loi 2/2023 »), les sociétés MASIAS INVEST, S.L., MASIAS MAQUINARIA, S.L. et FLUVITEX, S.L. (ci-après dénommées conjointement, « MASIAS » ou les « sociétés ») déclarent disposer d’un Système d’information interne, la société MASIAS INVEST, S.L. étant responsable du traitement des données personnelles conformément aux dispositions de la législation en vigueur dans ce domaine.

Afin de renforcer la culture de l’information et des infrastructures d’intégrité de MASIAS, et de promouvoir la culture de la communication en tant que mécanisme de prévention des actions ou omissions pouvant constituer des violations de la réglementation de l’UE, pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions de travail en matière de sécurité et de santé au travail, MASIAS dispose d’un Responsable de la conformité pénale (RCP) qui est également Responsable du Système d’information interne (RSII) (ci-après dénommée « RCP/RSII »). Pour ce faire, MASIAS a désigné à ce titre la personne qui occupe le poste de Responsable qualité, sécurité et environnement.

Les informations relatives aux domaines indiqués dans le paragraphe précédent peuvent être transmises au RCP/RSII par l’un des moyens suivants :

À l’adresse de courrier électronique : compliance@nullmasias.com
À l’adresse postale : C. Major de Santa Magdalena, 1, Sant Joan les Fonts (17857) (à l’attention du RCP/RSII).
Par téléphone : en appelant le 972293150, et en demandant le RCP/RSII.
En demandant une réunion en personne avec le RCP/RSII au courrier électronique susmentionné, qui devra se tenir dans un délai maximum de sept jours.

Les informations communiquées verbalement doivent être documentées de l’une des manières suivantes, avec l’accord préalable de l’informateur :

a) En enregistrant la conversation dans un format sécurisé, durable et accessible.

(*) L’informateur sera averti que la communication sera enregistrée et sera informé du traitement de ses données conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. (RGPD ou Règlement général sur la protection des données).

b) À travers une transcription complète et précise de la conversation réalisée par le RCP/RSII.

(*) Sans préjudice des droits qui leur correspondent conformément à la réglementation sur la protection des données, l’informateur se verra offrir la possibilité de vérifier, rectifier et accepter la transcription de la conversation par sa signature.

Le Système d’information interne MASIAS est conforme aux exigences de l’article 5.2 de la Loi 2/2023, c’est-à-dire :

a) Il permet aux personnes auxquelles s’applique la Loi 2/2023 de pouvoir communiquer des informations, par divers moyens, sur les infractions prévues dans son article 2.

b) Il est géré de manière sécurisée, garantissant le traitement efficace des communications au sein des entreprises, ainsi que la confidentialité de l’identité de l’informateur et de tout tiers mentionné dans la communication et des actions réalisées dans la gestion et le traitement de celle-ci, ainsi que la protection des données, empêchant l’accès par du personnel non autorisé.

c) Il dispose d’un Protocole d’utilisation du Canal d’éthique et des actions du Responsable de la conformité pénale et du Système d’information interne qui établit des garanties pour la protection des informateurs, essentiellement :

Accusé de réception dans un délai de sept jours calendaires suivant la réception des informations.
Délai ordinaire maximum de trois mois pour répondre à la procédure d’enquête, aux termes de l’article 9 de la Loi 2/2023, en remplissant et en conservant avec diligence un Livre-registre d’informations.
Possibilité de maintenir la communication avec le déclarant.
Instauration du droit de la personne concernée d’être informée des actions ou omissions qui lui sont imputées et d’être entendue.
Garantie de confidentialité lorsque la communication est envoyée par des canaux de dénonciation autres que ceux établis ou à du personnel non responsable de son traitement, ainsi que l’obligation pour celui qui la reçoit de l’envoyer immédiatement au CPR/RSII.
Respect de la présomption d’innocence et de l’honneur des personnes concernées.
Respect des dispositions sur la Protection des données (Titre VI Loi 2/2023).
Engagement de transmettre immédiatement l’information au Parquet, lorsque les faits pourraient constituer un délit

II. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

MASIAS INVEST, S.L. traitera, en tant que responsable du traitement, les données personnelles incluses dans les communications reçues et couvertes par la Loi 2/2023, afin de pouvoir les gérer et initier, le cas échéant, la procédure d’enquête correspondante et adopter des mesures de correction nécessaires le cas échéant.

La base juridique du traitement sera le respect des obligations imposées par la Loi 2/2023. Si la communication contient des données de nature particulière, celles-ci ne seront traitées que lorsque cela s’avère strictement nécessaire à l’adoption de mesures de correction et/ou à l’ouverture de la procédure d’enquête correspondante et/ou au traitement des procédures de sanction ou pénales qui, le cas échéant, procèdent, conformément à la législation en vigueur, et dans ces cas, la base juridique sera l’intérêt public essentiel. Le traitement des données personnelles sera celui indispensable, lorsque sans elles, les objectifs et les obligations stipulés par la Loi 2/2023 ne pourront être remplis.

Les données personnelles pourront être traitées par le personnel de MASIAS INVEST, S.L., MASIAS MAQUINARIA, S.L. et FLUVITEX, S.L. autorisé à le faire uniquement lorsque cela s’avère nécessaire pour enquêter sur le non-respect des règlements internes des entreprises susmentionnées, d’infractions dans le domaine du Droit de l’Union européenne, des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, ainsi que des infractions du travail dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail, pour l’adoption de mesures de correction ou pour le traitement des procédures de sanction ou pénales qui, le cas échéant, sont applicables. De même, les données personnelles pourront être communiquées à des tiers en cas d’obligation légale, et pourront être communiquées à l’autorité judiciaire, au Parquet ou à l’autorité administrative compétente dans le cadre de l’enquête susmentionnée.

Les données personnelles seront conservées pendant le temps nécessaire pour décider s’il convient d’ouvrir une enquête sur les faits signalés. S’il convient d’adopter des mesures de correction, les données seront conservées pendant toute la durée d’application de ces mesures. Par ailleurs, s’il est nécessaire d’initier les formalités d’une procédure de sanction ou pénale, les données seront conservées pendant toute la durée de la procédure de sanction ou pénale.

Dans tous les cas, si la décision d’ouvrir ou non une enquête sur les faits signalés n’est pas adoptée dans un délai de trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, à l’exception des données strictement nécessaires qui resteront bloquées pour conserver l’évidence du fonctionnement du Système d’information interne des entreprises conformément à la Loi 2/2023.

Les données personnelles qui révèlent des comportements qui ne sont pas inclus dans le champ d’application de la Loi 2/2023 seront également supprimées, ainsi que les données personnelles qui ne sont pas considérées comme véridiques, sauf si ce manque de véracité peut constituer une infraction pénale, auquel cas, les informations seront conservées pendant le temps nécessaire au déroulement de la procédure judiciaire.

Finalement, il est fait mention qu’à tout moment la personne communicante pourra demander au responsable du traitement l’accès à ses données personnelles, leur rectification ou leur suppression, ou la limitation de leur traitement, ou à s’y opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données en envoyant une lettre à l’adresse postale Major Santa Magdalena 1, 17857, Sant Joan Les Fonts, ou à l’adresse de courrier électronique conformity@nullmasias.com. En cas de désaccord avec le traitement de ses données, il pourra déposer une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données, l’organisme qui détient l’autorité de contrôle en la matière, située C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd .es).

III. NON-REPRÉSAILLES

Les sociétés qui composent MASIAS s’engagent expressément à ne pas commettre d’actes constitutifs de représailles, y compris des menaces ou des tentatives de représailles, contre les personnes qui présentent une communication conformément aux dispositions de la Loi 2/2023, et à appliquer des mesures de protection pendant le traitement d’un dossier, concernant les personnes concernées par une éventuelle communication.

IV. EXEMPTION ET RÉDUCTION DE LA SANCTION

Conformément aux dispositions de la Loi 2/2023, lorsqu’une personne ayant participé à la commission de l’infraction administrative faisant l’objet de l’information est celle qui signale son existence en présentant l’information, et si elle a été présentée avant que l’ouverture de la procédure d’enquête ou de sanction ait été notifiée, l’organe administratif compétent pour résoudre la procédure, au moyen d’une résolution motivée, pourra la dispenser de l’accomplissement de la sanction administrative qui lui correspond si les conditions mentionnées dans l’article 40 de la Loi 2/2023 sont prouvés.

(*) Le Canal d’éthique permet la présentation de communications anonymes.

(**) Même si, dans la mesure du possible, l’utilisation du canal interne sera préférentielle, en fonction des circonstances et de la gravité de l’information, les communications pourront également être envoyées, le cas échéant, à l’Autorité indépendante pour la protection des informateurs (de la Communauté autonome de Catalogne, auprès du Bureau antifraude de Catalogne), ou aux autorités ou organismes autonomes correspondants, au Parquet, au Parquet européen ou à l’autorité compétente, selon le cas.